Акт приема-передачи документов постоянного хранения в архив. Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и . 23 Инструкции передаче в архив организации подлежат личные дела. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных. Справку о неполной сохранности документов (если какие-либо дела утрачены). Учтены Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах. Текст Порядок формирования, подготовки и передачи дел в архив. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются. Инструкция по подготовке и передаче документов в архив. Как известно из «Основных правил» в архив нужно сдавать дела со сроками. Пункты 4.4, 5.7–5.10 инструкции описывают порядок хранения и . Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным. 558, Инструкцией о порядке хранения, отбора и сдачи в архив документов .
Порядок передачи личных дел работников в архив организации Организация работы с личными делами работников, в том числе порядок их подготовки и передачи на хранение в архив организации регулируются Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников. Инструкции передаче в архив организации подлежат личные дела уволенных работников. Необходимость передачи личных дел в архив определена требованиями Примерной инструкции по делопроизвод. Для личных дел работников ст.
Республики Беларусь по оперативному и статистическому учету и отчетности, электронным информационным ресурсам, трудовым отношениям, социальной защите, работе с кадрами, образованию, таможенному контролю, материально. Датой окончания ведения личного дела является дата приказа об увольнении (освобождении от занимаемой должности). Именно поэтому п. Инструкции установлено, что передаче в архив подлежат личные дела уволенных работников. Пунктом 2. 4 Инструкции определено, что оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в соответствии с требованиями законодательства Республики Беларусь. К актам законодательства, регламентирующим данные вопросы, относятся указанные выше Примерная инструкция по делопроизводству и Основные правила работы архивов организаций. Согласно требованиям данных нормативных документов дела, подлежащие передаче в архив, должны быть соответствующим образом подготовлены.
Подготовка дел к передаче в архив организации предполагает их полное оформление, в отличие от частичного оформления, которому подвергаются все дела при их заведении в делопроизводстве. Подготовку дел к передаче в архив осуществляют структурные подразделения, в которых эти дела были сформированы. Следовательно, оформление личных дел должно быть осуществлено силами кадровой службы организации (специалистом по кадрам). Оформление дел осуществляется в году, следующим за делопроизводственным. Например, дела, завершенные делопроизводством в 2.
Металлические скрепления (скобы, скрепки, булавки и т. Листы в деле нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графитным карандашом. Внутренняя опись составляется к делам, которые состоят из документов, сформированных по видам и разновидностям, когда заголовок неполно раскрывает содержание документов дела. Внутренние описи составляются, например, к делам с приказами (постоянного и 7. Спецификой личного дела является то, что внутренняя опись к нему составляется не после окончания ведения личного дела, а сразу на этапе его формирования и заполняется в процессе ведения дела в делопроизводстве.
Вместе с тем при подготовке личного дела к передаче в архив в соответствии с нормативными требованиями (п. Основных правил работы архивов организаций) в конце внутренней описи должна быть сделана итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Данные листы имеют отдельную нумерацию. Завершенная опись должна быть заверена (подписана) работником кадровой службы, оформившим дело к передаче в архив. Так как листы внутренней описи нумеруются отдельно, их количество в заверительной надписи обозначается после общего количества листов дела через знак «+» (плюс).
Заверительная надпись разборчиво подписывается составившим ее работником с указанием его должности и даты составления надписи. При перенумерации листов составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается. Форма листа - заверителя дела, установленная Примерной инструкцией по делопроизводству и Основными правилами работы архивов организаций, приведена в приложении 1. Пример оформления листа - заверителя личного дела приведен в приложении 2.
Литерные и пропущенные номера указываются в заверительной надписи в том случае, когда в процессе нумерации листов были допущены ошибки либо из личного дела были изъяты и не возвращены обратно документы. Отметка о наличии литерных и пропущенных номеров позволяет избежать процедуры перенумерации листов дела и значительно сэкономить рабочее время. Например, если между листами под номерами «1. Таким же образом следует устранять ошибку, если два листа в процессе нумерации были обозначены одним и тем же номером. Несоответствие нумерации листов личного дела может быть обнаружено при подготовке дела к передаче в архив, т. При этом в надписи на обложке вносятся необходимые уточнения.
Порядок исчисления сроков хранения документов в организации. В каком отделе целесообразно хранить должностные инструкции работников: в.
Прежде всего, если название учреждения, его структурного подразделения или вышестоящей организации изменялось в течение делопроизводственного года или дело было передано для окончания в другое учреждение (структурное подразделение). Например: (Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь)(Белкомархив)Департамент по архивам и делопроизводству. Министерства юстиции Республики Беларусь. Государственное учреждение«Белорусский научно- исследовательский центр электронной документации»Отдел кадров. В данном примере старое название вышестоящей организации («Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь») заключено в скобки, а новое название («Департамент по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь») дописано ниже. После выполнения данной работы на обложке проставляется дата дела, которая должна соответствовать году заведения и окончания дела.
Крайними датами личных дел являются даты приказов о приеме и увольнении работников. Точная календарная дата оформляется цифровым способом, например: Начато: 2. Окончено: 1. 5. 0. Затем на обложке дела проставляется количество листов в деле. Оно выносится на обложку из листа - заверителя дела, о правилах составления которого говорилось выше. Ниже на обложке личного дела указывается срок хранения дела, который определяется в процессе экспертизы ценности документов в соответствии с требованиями Перечня- 2. Все надписи на обложках дел, подлежащих передаче в архив, делаются четко светостойкими чернилами, тушью или шариковой ручкой.
Кроме того, в левом нижнем и правом верхнем углах должен быть проставлен архивный шифр дела, который включает в себя: номер фонда (только в организациях, включенных в списки источников комплектования государственных архивов, - присваивается соответствующим архивом); номер описи; номер дела по описи. Например: Ф. 3. 2. Д. 4. 20. Архивный шифр делам присваивается в архиве организации после составления описей дел структурных подразделений и сводных описей дел постоянного, временного (свыше 1.
Пример оформления обложки личного дела, подготовленного к передаче в архив, приведен в приложении 3. Согласно п. 2. 3 Инструкции передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел.
Опись дел - это информационно. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации. Как правило, в организации составляются три отдельные описи: на документы постоянного срока хранения; на документы временного (свыше 1. В некоторых организациях описи дел постоянного и временного (свыше 1.
Вопросам передачи дел в архив организации посвящена глава 15. Согласно пункту 204 Инструкции дела постоянного, временного (свыше 10.
В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно- технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях. Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 1. Жалоба На Бездействие Органов Дознания Образец.